Vytváření přístupných dokumentů ve Wordu

V tomto textu si ukážeme, jaké zásady dodržovat při tvorbě dokumentů v aplikaci Microsoft Word pro Windows tak, aby výsledné dokumenty byly co nejpřístupnější nejen pro zrakově postižené. Mnohé z uvedených zásad jsou obecné, jejich dodržování je tedy přínosné nejen pro uživatele se specifickými potřebami, ale pro všechny.

Používání nadpisů

Přehlednost zejména u delších textů zvýší jejich vhodné členění pomocí nadpisů. Nadpisy však nevytváříme žádným z následujících způsobů:

• Změnou velikosti písma,
• Psaním velkými písmeny.
• Změnou barvy písma či jiných jeho atributů.

Správně nadpisy vytváříme volbou patřičných stylů odstavce v galerii stylů na kartě „Domů“ nebo přes dialog „Styly“, který vyvoláme též z karty „Domů“ zvolením tlačítka „Styly…“ ve skupině „Styly“.

Jednodušeji lze styly nadpisů přiřadit přes podokno stylů, které vyvoláme klávesovou zkratkou Ctrl + Shift + S.

Ještě snazší je však přiřazovat styly nadpisů odstavcům následujícími klávesovými zkratkami:

• Alt + Shift + šipka vlevo: Přiřadí odstavci nadpis, který bude mít naposledy použitou úroveň. Při opakovaném stisku přiřadí nadpis o jednu úroveň vyšší.
• Alt + shift + šipka vpravo: Přiřadí odstavci nadpis o jednu úroveň nižší.
• Ctrl + shift + N: Zruší formátování odstavce a nastaví mu výchozí styl.

Proč používat styly nadpisů?

• Při procházení textu umožní uživateli odečítače obrazovky chápat strukturu dokumentu, tedy podřazenost a nadřazenost informací, jelikož odečítač uživateli při přesunu kurzoru na nadpis hlásí, jakou úroveň tento nadpis má.
• Máme-li otevřené podokno Navigace (otevírá se např. při vyhledávání textu), může v něm být zobrazena podle nadpisů v dokumentu interaktivní osnova dokumentu, díky které můžeme rychle přecházet mezi jednotlivými částmi textu.
• Z nadpisů lze snadno vygenerovat obsah s odkazy na příslušné nadpisy (karta „Reference“, tlačítko „Obsah“).
• Odečítače obrazovky umožňují uživatelům vypsat seznam všech nadpisů v dokumentu a na zvolený nadpis skočit, popřípadě skočit na nadpis následující či předchozí nebo procházet nadpisy jen určité úrovně.

Odsazení odstavce

Odstavec či jeho první řádek neodsazujeme od okraje pomocí mezer či tabulátorů. Pro odsazení prvního řádku odstavce použijeme dialog pro nastavení odstavce prostřednictvím následujících kroků.

1. V pásu karet se přepneme na kartu „Domů“.
2. Ve skupině „Odstavec“ klikneme na tlačítko „Odstavec…“.

Dialog pro nastavení odstavce lze případně otevřít také kliknutím pravým tlačítkem myši na daný odstavec a zvolením položky „Odstavec…“ v kontextovém menu.

3. V dialogu bychom se měli nacházet na kartě „Odsazení a mezery“.
4. Z rozbalovacího seznamu "Speciální“ vybereme položku „První řádek“.
5. Do pole „O kolik“ zadáme hodnotu odsazení.
6. Nakonec změny v dialogu potvrdíme tlačítkem „Ok“.

Současná konvence i literatura však doporučuje neodlišovat odstavce pomocí odsazení prvního řádku, ale přes nastavení mezer mezi odstavci.

Mezery mezi odstavci

Pro vytvoření mezery mezi odstavci nepoužíváme vkládání prázdných řádků, ale následujícím způsobem použijeme opět dialog „Odstavec“:

1. V pásu karet se přepneme na kartu „Domů“.
2. Ve skupině „Odstavec“ klikneme na tlačítko „Odstavec…“.

Dialog pro nastavení odstavce lze případně otevřít také kliknutím pravým tlačítkem myši na daný odstavec a zvolením položky „Odstavec…“ v kontextovém menu.

3. V dialogu bychom se měli nacházet na kartě „Odsazení a mezery“.
4. Do pole „Před“ nebo „Za“ zadáme požadovanou hodnotu mezery před, respektive za odstavcem.
5. Nakonec změny v dialogu potvrdíme tlačítkem „Ok“.

Zalomení řádku v rámci téhož odstavce

V určitých případech, například při psaní fyzické adresy, potřebujeme zalomit řádek, avšak nechceme pod řádkem vytvořit mezeru, která by se zde vytvořila, kdybychom použili klávesu Enter a vložili konec odstavce. Takový konec řádku bez ukončení odstavce vložíme klávesami Shift + Enter.

Vložení konce stránky

Jestliže chceme, aby text pokračoval na nové stránce, tak nepoužíváme vložení prázdných řádků klávesou Enter, ale použijeme vložení znaku konce stránky následujícím způsobem.:

1. V pásu karet se přepneme na kartu „Rozložení“.
2. Klikneme na tlačítko „Konce“ a v seznamu, který se rozbalí, zvolte položku „Stránka“.

Rychleji lze znak konce stránky vložit za aktuální pozici kurzoru klávesovou zkratkou Ctrl + Enter.

Znak konce stránky lze smazat jako jakýkoliv jiný znak. Výhodou vkládání znaku konce stránky je to, že na jeho místě bude stránka končit i v případě, kdy před tímto znakem přidáme nebo odstraníme nějaký text.

Pevná mezera a pevná pomlčka

U některých sousloví je žádoucí, aby jejich slova nebyla na konci řádku rozdělena. Např. při psaní titulu následovaného jménem je pravidlem, že jméno by se mělo vyskytovat na stejném řádku jako titul. Pevnou mezeru, která zajistí, aby slova, jež odděluje, byla na stejném řádku, vložíme stisknutím kláves Ctrl + Shift + mezerník.

Podobně u některých slov rozdělených pomlčkou chceme, aby se tato slova vyskytovala spolu na stejném řádku. Pevnou pomlčku vložíme klávesami Ctrl + Shift + pomlčka.

Formát písma

Pro slabozraké uživatele je důležité, aby bylo zvolené písmo dobře čitelné. Doporučujeme používat spíše bezpatková písma (Arial, Calibri). Velikost písma a jeho řez bychom měli volit konzistentně dle zavedené konvence či dohody. Pro zvýraznění úseků textu je z hlediska čitelnosti vhodnější použít spíše tučné písmo než podtržení.

Některé atributy písma můžeme rychle nastavit klávesovými zkratkami: Ctrl + B – tučné, Ctrl + U – podtržené, Ctrl + I – kurzíva, Ctrl + Shift + P – velikost.

Tyto vlastnosti písma a také mnohé další nastavíme také v dialogu „Písmo“, který vyvoláme z kontextového menu po kliknutí do dokumentu pravým tlačítkem myši, případně též z pásu karet přes kartu „Domů“ zvolením tlačítka „Písmo…“ ze skupiny „Písmo“. Jednodušeji lze tento dialog vyvolat klávesovou zkratkou Ctrl + D.

Doporučujeme v dokumentu nepoužívat více než tři barvy písma. Barva písma by měla být kontrastní vůči podkladu.

Alternativní text k obrázkům a tabulkám

Uživatel odečítače obrazovky ví o obrázku vloženém do dokumentu a je také schopen se orientovat v rozumně strukturované tabulce. K obrázku i tabulce lze přidat takzvaný alternativní text, tedy stručný a výstižný popis. Ten není vidět (neruší v dokumentu), ale odečítač tento text zrakově postiženému uživateli dokáže přečíst

Obrázky

K obrázku přidáme alternativní text následovně:

1. Klikneme pravým tlačítkem myši na obrázek nebo stiskneme klávesu kontextového menu při zaměřeném obrázku. Obrázek by mělo jít zaměřit tak, že se textovým kurzorem postavíme před obrázek a stiskneme Shift + šipku doprava, čímž obrázek označíte. V případě odečítače JAWS obrázek zaměříme také vyvoláním seznamu objektů klávesami Ctrl + Shift + O a následně klávesou Enter na požadovaném obrázku.
2. V kontextovém menu obrázku zvolíme položku „Upravit alternativní text…“. Jestliže zde tato položka není, tak zvolíme položku „Formát obrázku“ a přepneme se do části „Rozložení a vlastnosti“.
3. Do příslušného pole zadáme alternativní text, popřípadě zaškrtneme volbu „Označit jako dekorativní“ v případě, že obrázek slouží čistě jen jako dekorativní prvek.
4. Escapem se vraťte zpět do dokumentu.

Tabulky

K tabulce lze alternativní text přidat následovně:

1. Na tabulku klikneme pravým tlačítkem myši nebo stiskneme klávesu kontextového menu v momentě, kdy je kurzor v tabulce.
2. Zvolíme položku „Vlastnosti tabulky…“.
3. V zobrazeném dialogu přejdeme na kartu „Alternativní text“ a do pole „Název“ zapíšeme stručný popisek tabulky.
4. Tlačítkem „Ok“ změnu alternativního textu uložte a dialog zavřete.

Další doporučení k tabulkám

Vyvarujte se rozdílného počtu buněk na řádek

U tabulek se vyhýbejte složitějšímu strukturování v podobě rozdílného počtu buněk na řádek – například rok 2020 rozdělený na dva podsloupce „Výdej“ a „Příjem“. V takovémto případě doporučujeme místo dvou řádků záhlaví použít řádek jeden a text z původně prvního řádku v tomto jediném řádku záhlaví zopakovat, tedy v první buňce záhlaví použít text „2020 Příjem“ a v druhé „2020 Výdej“.

Nastavení řádku se záhlavím sloupců

Bude-li první řádek, který obsahuje názvy sloupců, správně vyznačen, měly by odečítače při pohybu v tabulce uživateli číst název aktuálního sloupce. Řádek s názvy sloupců se nastaví následovně:

1. Kurzor umístíme do libovolné buňky řádku, který se má stát záhlavím.
2. Pravým tlačítkem myši nebo klávesou kontextového menu otevřeme nabídku.
3. Zvolíme položku „Vlastnosti tabulky…“.
4. V zobrazeném dialogu přejdeme na kartu „Řádek“ a zaškrtneme volbu „Opakovat jako řádek záhlaví v horní části každé stránky“.
5. Změny uložíme tlačítkem „Ok“.

Správné vytváření odrážek a číslování

Při vytváření seznamů, ať už jde o odrážky nebo číslování, doporučujeme využívat k tomu určené styly. Seznamy lze snadno vytvářet za pomocí automatického formátování Wordu, které se uplatní, jestliže na začátku řádku napíšeme jeden z následujících textů:

• Číslo, řecké písmeno či písmeno latinské abecedy následované tečkou nebo pravou kulatou závorkou a poté mezerou: Vytvoří odpovídající typ číslování.
• Znak hvězdičky či pomlčky následovaný mezerou: Vytvoří odpovídající typ odrážky.

Pro změnu úrovně seznamu lze použít následující klávesové zkratky:

• Alt + Shift + šipka doleva: sníží odsazení (vyšší úroveň seznamu).
• Alt + Shift + šipka doprava: zvýší odsazení (nižší úroveň seznamu).

Další parametry seznamů lze nastavit na kartě „Domů“ ve skupině „Odstavec“ přes tlačítka „Odrážky a Číslování…“, příp. „Víceúrovňový seznam“.

Takto vytvořené odrážky a číslování jsou pak při uložení do formátu PDF nebo HTML správně interpretovány odečítači obrazovky jako seznamy s odrážkami či číslováním a lze se na ně rychle přesouvat.

Jedna stránka na obrazovku

Majitelům širokoúhlých displejů se ve Wordu vejdou dvě stránky vedle sebe. Při standardním pohybu v textu pomocí klávesnice však Word umožňuje v tomto případě pohyb pouze po lichých či sudých stránkách, tedy po stránkách jen v levé či pravé části displeje.

Uživatelům odečítačů tedy doporučujeme používat zobrazení jen jediné stránky, což nastavíme na kartě „Zobrazení“ ve skupině „Lupa“ přes tlačítko „Jedna stránka“.

Automatická kontrola přístupnosti

Nástroj pro automatickou kontrolu přístupnosti může pomoci s vyhledáním a opravou základních přístupnostních problémů dokumentu. U důležitých dokumentů je však vhodná kontrola zkušeným uživatelem odečítače obrazovky.

Tento nástroj v právě otevřeném dokumentu spustíme z nabídky „Soubor“ zvolením položky „Informace“, když poté v menu vybereme položku „Zjistit možné problémy“ a pak „Zkontrolovat přístupnost“.

Ukládání souborů

Formát PDF

Microsoft Word disponuje funkcí pro ukládání do formátu PDF. Není tedy nutné využívat aplikace třetích stran, jako jsou virtuální PDF tiskárny apod.

Pokud se tvůrce wordového dokumentu řídí pravidly uvedenými v tomto článku, tak Word při ukládání sám vytváří přístupné (takzvané tagované) PDF dokumenty se zachováním správné sémantiky čili ve výsledném PDF dokumentu jsou odečítači rozlišovány nadpisy, tabulky, seznamy, odkazy atd. Uživatel odečítače obrazovky se pak opět může v takto uloženém PDF dokumentu velmi rychle pohybovat a zorientovat se v jeho struktuře.

Aby byly všechny tyto prvky odečítačem správně interpretovány, je pro čtení PDF dokumentů vhodné využívat aplikaci Adobe Reader DC. Webové prohlížeče, které PDF dokumenty také umožňují číst, neumí odečítačům obrazovky předložit veškeré potřebné informace o struktuře dokumentu.

Do formátu PDF je možné wordový dokument uložit následovně:

1. Na kartě „Soubor“ zvolíme položku „Uložit jako…“ nebo stiskneme klávesovou zkratku F12.
2. V okně pro uložení vybereme z rozbalovacího seznamu „Uložit jako typ“ položku „Formát PDF“.
3. Potvrdíme tlačítkem „Uložit“.

Volba správných názvů souborů

Při vytváření série dokumentů (např. věstníky, časopisy, výroční zprávy atd.) je vhodné zvolit pojmenování souborů, které:

• Je dlouhodobě udržitelné.
• Drží se stejné struktury.

Například není vhodné, když se soubor jednou jmenuje "Časopis SONSáček", příště "sonsáček – leden" a jindy "SONS01-2021“.

Lepší je v názvu souboru zakomponovat ročník či číslo tak, aby se při běžném zobrazení ve složce soubory řadily v pořadí, v jakém byly vydány, tedy např. „SONSáček 2021-01“.